Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta
henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja tietosuojalain 5.12.2018/1050 mukainen tietosuojaseloste käsittelytoimista.
1. Rekisterin nimi
Palveluyhdistys Kaseva ry jäsenrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Palveluyhdistys Kaseva ry
Tietäjänkatu 2
20660 Littoinen
p. 0400 680164
3. Tietosuojavastaava
Anne Holmberg
anne.holmberg@kasevakaarina.fi
p.0400 680164
4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriä käytetään jäsenasioiden hoitoon sekä jäsenmaksujen perintään. Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun. Suostumuksen antaneille jäsenille voidaan myös lähettää jäsenpostia esimerkiksi tulevista tapahtumista.
5. Rekisterin pitämisen peruste
Yhdistyslaki sekä henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot:
sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, liittymispäivä, luottamustoimet ja roolit yhdistyksessä.
Rekisteröity voi myös halutessaan ilmoittaa vapaaehtoisesti yhdistyksen käyttöön puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.
Jäsenyyden myötä rekisteriin tallennetaan myös seuraavat tiedot: laskutustapa (sähköpostilasku tai paperinen lasku), laskutustiedot, maksutiedot, maksajatiedot.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään.
8. Tietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään kaksi kalenterivuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksessä toiminnanjohtaja ja jäsenlaskutusta hoitava taloushallinnon henkilö. Yhdistys ei luovuta jäsenten henkilötietoja ulkopuolisille.
11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys käyttää sähköpostiviestinnässä yhdysvaltalaista Microsoftin Outlook sähköpostipalvelua, jolloin henkilötietoja siirtyy EU:n ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuoja-asetuksen
edellyttämällä tavalla.
12. Käyttäjien profilointi
Yhdistys ei toteuta automaattista profilointia.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat jäsenrekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Tämä tapahtuu yhdistyksen tietosuojavastaavan kautta. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.
Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.
Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.
14. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on tallennettu yhdistyksen jäsenrekisteritietokantaan, joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokantaa ja varmuuskopiota säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietosuojavastaava ja hänen nimetty varahenkilönsä.
Paperiset tulosteet jäsenhakemuksista säilytetään lukitussa huoneessa lukitussa kaapissa vain sen aikaa, kun niitä käytetään, jonka jälkeen ne tuhotaan sertifioidun paperintuhoamispalvelun kautta.
Ainoastaan yhdistyksen tietosuojavastaavalla on oikeus tehdä muutoksia jäsenrekisteriin. Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, tietosuojavastaava hoitaa ilmoitukset rekisteröidyille ja vastaavalle valvontaviranomaiselle sekä kirjaa kaikki ylös kaikki tietosuojaa koskevat tapahtumat.
15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.10.2023.
